In der Berufsordnung der Ostdeutschen Psychotherapeutenkammer (BO-OPK) heißt es in § 24 Absatz 1 dazu: Alle Praxisinhaberinnen/Praxisinhaber haben rechtzeitig dafür Sorge zu tragen, dass bei einer Beendigung der Tätigkeit, bei Auflösung oder der Veräußerung der Praxis – auch für den Todesfall – die Regeln der Datensicherheit gemäß vor Vorgaben in § 10 BO-OPK eingehalten werden. Nach § 24 Absatz 3 BO-OPK haben Kammermitglieder dafür Sorge zu tragen, dass bei Praxisübergaben und im Fall des eigenen Unvermögens (Krankheit, Tod) die Dokumentation sicher verwahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen unter Beachtung der Grundsätze der Datensicherheit vernichtet werden.
Es gibt eine Vielzahl von Handlungsmöglichkeiten, um einen solchen Notfall bereits vorab so klar zu regeln, dass weder die Patientinnen/Patienten noch die nahen Angehörigen in dieser Zeit hilflos im Regen stehen.
Zur Vermeidung von Chaos und Hilflosigkeit können Sie einen „Notfallordner“ für die Fälle eines plötzlichen längeren Ausfalls, bei unerwarteter Handlungsunfähigkeit oder gar des Todes erstellen, in dem Ihre Vertrauensperson(en) und/oder Angehörige(n) alle notwendigen Unterlagen und Daten finden, um wichtige Entscheidungen zur Fortführung/Übertragung/Aufgabe der Praxis treffen zu können. Mit einer solchen umfassenden Vorsorge können Praxisinhaberinnen/Praxisinhaber das eigene Lebenswerk, ihre/seine Angehörigen und auch Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter schützen.
Wir raten folgende Unterlagen in dem Notfallordern aufzubewahren:
1. Unternehmervollmacht
– durch die Unternehmervollmacht wird eine bestimmte Person ermächtigt – für den plötzlichen Eintritt der (vorübergehenden) Geschäftsunfähigkeit / des Todes – unternehmerisch die Praxis fortzuführen
– bei einer solchen Vollmacht ist es absolut wichtig, dass diese klar formuliert in welchem Umfang und mit welchen Kompetenzen wer handeln darf an Ihrer Stelle
2. Vorsorgevollmacht
– mit einer Vorsorgevollmacht können Sie eine Vertrauensperson bestimmen, die Ihre geschäftlichen Angelegenheiten in Ihrem Sinne fortführt (beispielsweise Versicherungsgeschäfte, Pflegeheimverträge, Gesundheitssorge, etc.) und so auch ggf. ein gerichtliches Betreuungsverfahren vermeiden
Es wird allen Psychotherapeutinnen/Psychotherapeuten empfohlen sich bei einem fachlich versierten Rechtsanwalt hinsichtlich des notwendigen Umfanges und inhaltlichen Ausführungen zu den vorangehend aufgeführten möglichen Unternehmer- und Vorsorgevollmachten für den konkreten Einzelfall der eigenen psychotherapeutischen Praxis beraten zu lassen.
3. Testament
– es sollte das Testament in den Notfallordner aufgenommen werden, wenn die Erbfolge unklar sein könnte bzw. Sie von der gesetzlichen Erbfolge abweichen wollen
4. Kontovollmacht
– hier ist darauf zu achten, dass keine Generalvollmachten erstellt wird, da diese von den Banken regelhaft nicht akzeptiert werden; bei der jeweiligen Bank sollte daher unbedingt der dort geforderte Vordruck verwendet werden
– bei einem Wechsel der Bank ist auf die Aktualisierung der Vollmacht zu achten
– die Vollmacht ist wichtig, um die weiterlaufenden Kosten und ggf. ausstehende Forderungen der Praxis von Dritten (Mitarbeiter, Steuerberater, Miete, etc.) zahlen zu können
5. weitere Informationen (Passwörter, Versicherungen, Berufsverbände, etc)
Darüber hinaus sollten alle weiteren Dokumente, die die Praxis betreffen in dem Ordner aufbewahrt werden bzw. eine Aufstellung der wichtigsten Informationen erfolgen:
Ø Mietvertrag Praxis
Ø Grundstücksunterlagen zu Immobilien der Praxis
Ø Versicherungen (private und unternehmerische Vorsorgen)
Ø sonstige Verträge (beispielsweise Leasingvertrage) und Abos (beispielsweise Fachzeitschriften)
Ø Mitgliedschaften Psychotherapeutenkammer, Kassenärztliche Vereinigung, Versorgungswerk
Ø Mitarbeiterverzeichnis und Tätigkeitsbeschreibung bzw. Arbeitsvertrag
Ø wichtige Passwörter (beispielsweise Zugang zu Patientendaten, Bankzugang, etc.)
Ø Kontaktdaten Angehörige / Dienstleister (beispielsweise Steuerberater) für Mitteilung Notfall
Es ist belanglos, ob Sie diesen Notfallordner in Papierform oder in digitaler Form führen. Wichtig ist nur, dass die Vertrauensperson(en) von der Existenz des Notfallordners weiß/wissen und wo sich dieser befindet. Auch ist eine regelmäßige Prüfung auf die Aktualität der dort befindlichen Vollmachten, Unterlagen, Passwörter, etc. zu achten.